Informationen zu den Einzelpositionen

hgc Mitarbeitermanagement Personalverrechnung

Das Basispaket beinhaltet tourismusoptimierte Leistungen und Workflows für Ihr perfektes Mitarbeitermanagement.

• fortlaufende Weiterverarbeitung und Vollständigkeitskontrolle der vom Auftraggeber vorgenommenen Erstanlage und Wartung des gesamten Mitarbeiterstammes sowie sämtlicher Dienstverhältnisse und deren Positionen
• Verwaltung der vorerfassten Mitarbeiterstammdaten bei Eintritten, Austritten, Änderungen und Wiedereitritten inklusive vollständigem Mitarbeiter-Meldewesen an die ÖGK
• optional: Übermittlung der Meldeprotokolle an den Auftraggeber als (verschlüsselte) PDF per Email
• Gestaltung optimierter Entlohnungsvereinbarungen und Übermittlung von Arbeits- und Dienstvertragsvorlagen an den Auftraggeber als (verschlüsselte) PDF per Email
• Lehrlingsverwaltung, Berücksichtigung von Dienstzeitvorrückungen und Jubiläumsgeldanspruchsverwaltung
• optional: wöchentliche Auswertung der Arbeitszeitkonten mit einhergehender Auftraggeberinformation, falls die erfassten Arbeitszeiten den Höchstrahmen überschreiten sollten.
• Erstellung der monatlichen Lohnverrechnung unter Berücksichtigung sonstiger Lohnpositionen und vom Auftraggeber vorerfasster Abzüge, wobei die Unterlagen bei Datenfreigabe bis 12:00 bis zum Ende des darauffolgenden Büroöffnungstags dem Auftraggeber per E-Mail zur Aushändigung an die Mitarbeiter übermittelt werden
• Übermittlung der Lohnabrechnungen an den Auftraggeber als (verschlüsselte) PDF per Mail
• Erstellung und Übermittlung sämtlicher Zahlungslisten und Datenträger von Löhnen und Gehältern, Instituten sowie Exekutionen nach Wunsch des Auftraggebers
• Auswertung der Buchungsbelege nach den gewünschten Buchungskreisen und Übermittlung an die Buchhaltung des Auftraggebers
• Übermittlung der monatlichen Mitarbeiterkostenaufstellung mit sämtlichen Rückstellungen als Führungsinformation
• Erstellung und Übermittlung von Exportdateien zum automatischen Import in die Lohnbuchhaltung nach Abstimmung mit der Buchhaltung des Auftraggebers
• Weiterleitung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen an die ÖGK und Bearbeitung von SV-Clearingfällen
• Übermittlung der Jahreslohnzettel L16 fristgerecht nach Austritt an das Finanzamt
• Unverzügliche Erledigung der Schlussabrechnung bei Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen, wobei die Unterlagen bei Datenübermittlung bis 12:00 noch am selben Büroöffnungstag dem Auftraggeber per E-Mail zur möglichen Aushändigung an den Mitarbeiter übermittelt werden

hgc Mitarbeitermanagement Cloudsystem
„heremas by hgc“

Ihr Basistool für Mitarbeiterübersicht, digitales Archiv, Dienstplanung, Zeiterfassung u.v.m. als Cloud-Lösung. Inklusive automatischer Sicherung & Backups.

Berichtswesen:

• Arbeits- und Dienstverträge
• Wöchentlicher Mitarbeitereinsatzplan
• Wöchentliches Arbeitszeitkonto
• Wöchentlicher bzw. monatlicher Arbeitszeitnachweis
• Lohn- und Gehaltszettel

– Laufende Bezüge
– Sonderzahlungen
– Urlaubsersatzleistungen
– Abfertigungen

• Sämtliche Zahlungslisten
• Buchungsbeleg gesamt und nach Buchungskreisen
• Mitarbeiterkostenrechnung
• Beitragsnachweise
• Auswertung der Vollzeitäquivalente (FTE)
• Entlohnungsübersicht
• Kontroll-Liste aller Zeitarten (Urlaub, Krank, Arbeitszeit, Fehlzeiten im Vergleich zur produktiven Zeit)
• Jahreslohnzettel
• Beitragsgrundlagennachweise
• Lohnkonten
• Kommunalsteuererklärung
• Sammeljahreslohnkonto
• Rückstellungsberichte
• Meldezettel
• Zeugnisverwaltung
• Sonstige Mitarbeiterdokumente (Auflösungen, Verwarnungen, Schulungsvereinbarungen, Artikelübernahmeprotokolle, uvm.)

Schnittstellen:

Schnittstelle zu unserer App Atenas®

• Eine Vielzahl von Schnittstellen zu Fremdsystemen
• Mitarbeitermeldewesen, Beitragsnachweisungen, L16 über ELDA
• Arbeits- und Entgeltbestätigungen für Krankheit
• Arbeits- und Entgeltbestätigungen für Wochenhilfe
• Antrag auf EFZ-Zuschuss bei der AUVA
• Schnittstellen zu diversen FiBu-Programmen
• Schnittstelle zum elektronischen Zahlungsverkehr (SEPA)
• Sämtliche Schnittstellen zu PEROMAS „Benchmark“

„heremas by hgc“ Cloud User

Ihr Cloud-Zugang zu allen Funktionen und Tools der hgc Software „heremas by hgc“.

Sie können sich einfach orts- und zeitunabhängig auf jedem Gerät Ihrer Wahl anmelden und sofort arbeiten.

User können frei bezeichnet, definiert und mit Zugangsrechten, Abteilungsrechten, etc. ausgestattet werden. So können Sie die Zuständigkeiten, beispielsweise Ihrer Abteilungsleiter, gewährleisten und delegierte Aufgaben ohne Kontrollverlust nachvollziehen.

Betreuungsvereinbarung

Umfassende, tourismusspezialisierte Beratung und Softwareupdates inklusive – für Sicherheit und Sorgenfreiheit.

Jahresabschluss – Leistungen im Rahmen des Betreuungsabkommens

• Jahres-Kontoauszug Abgabenkonto ÖGK WEBEKU – Übersicht der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen (mBGM) Übermittlung
• Jahres-Lohnzettel der Dienstnehmer als PDF per Email
• Übermittlung der Kommunalsteuererklärung per Finanz Online
• Übermittlung Schwerarbeitermeldungen an zuständige ÖGK
• Finanzbuchhaltung (FiBu) Jahresabschluss-Bilanz-Rückstellungen jährlich (IST Urlaub, Mehr- und Überstunden, Ruhezeiten, Jubiläumsgelder, Abfertigung ALT), nach Parametervorgabe des Steuerberaters
• Jahresübersicht Lohnarten (Akontozahlungen, Vorschüsse, Exekutionen)
• Bereitstellung von Betriebsjahreslohnkonten
• Mitarbeiterstatistiken kostenpflichtig nach Umfang und Aufwand (im ¼ Stundentakt)
• Bereitstellung Lehrlingsjahresaufstellung für Förderungen usw.
• Jahresbuchungsaufstellung der kompletten FiBu-Personalverrechnung (Mithilfe bei
• Jahresabstimmungsarbeiten mit externer Buchhaltung werden nach Aufwand in Rechnung gestellt (in ¼ Stundentakt), sofern kein Fehler seitens des AN vorliegt.

Optionale Leistungen nach Vereinbarung

• Erstellung von Mitarbeiterbudgets werden nach Angebotslegung und tatsächlichem Zeitaufwand in Rechnung gestellt
• individuelle Schulungen nach Bedarf und Vereinbarung werden nach entsprechender Angebotslegung separat verrechnet
• technische Programmwünsche und Schnittstellen zu Fremdprogrammen werden nach Absprache und Angebotslegung nach tatsächlichem Aufwand in Rechnung gestellt

hgc Terminal

enthält: All-In Shuttle PC mit Handflächen Lesegerät zum ein- und ausstelmpeln, Unterlagen digital unterschreiben, Nachrichten senden und lesen, Dienstplan ansehen, Zeitsalden in Echtzeit, Urlaubsanträge etc. Alles digita!

Systemvoraussetzungen Heremas Terminal:

1. Permanente Internetverbindung mind. Bandbreite 2 Mbits/s.
2. Stromanschluss
3. Port 80 und Port 443, 5938 (TPC/UDP) müssen freigeschaltet sein
4. Website https://services.hgc.at mit allen Unterverzeichnissen muss freigeschaltet sein
5. Windows ab Version 8.1.
6. Windows muss mittels Updates den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen
7. Die Windowsversion wird nur bis zum offiziellen Ende des Produktsupports durch Microsoft von hgc unterstützt.
8. Ab .net framework 4.7.
9. Internet Explorer ab Version 10.
10. Administratorrechte bei der Installation
11. Fernwartungszugriff muss per teamviewer permanent gewährleistet sein
12. Schreib- und Löschrechte während des Betriebs der Software auf den Programmordner und alle darunterliegenden Verzeichnisse
13. Sicherheitszertifikat für https://services.hgc.at muss installiert und als vertrauenswürdig eingestuft sein
14. Freigabe der ICMP (ping) auf https://services.hgc.at
15. Montage: die Montage hat durch den Auftraggeber selbst zu erfolgen!

hgc Manager

enthält: Produktivitäts-Tool für Planung und Zeiterfassung

• Kosten pro Stunde, Tag, Woche, Gesamtbetrieb, Abteilung, etc.
• Gastroerlös und Hotelbelegungserfassung inkl. Schnittstelle zu Fremdsystemen
• Statistikwerte wie Prozent-Mitarbeiterkosten pro Woche, Abteilung, etc.
• Einstellbare und farblich markierte Abteilungs-Bewertungsmöglichkeit für einfache und schnelle Abteilungsleiterbesprechungen.
• Getrennte Datenbanken für Dienstplan und Zeiterfassung, für nachvollziehbare Vergleichsberichte.
• Mehrwochen-Produktivitäts-Übersicht
• Produktivitätsanalyse mit Tätigkeitsfaktoren
• Kostenanalyse bis auf Mitarbeiterebene und Stundensätzen.
• Kalkulatorische Rückstellungen für genaue Zahlen schon lange vor der Lohnverrechnung.

hgc Expert

enthält: „hgc Manager“ plus monatliches Mitarbeitercontrolling. Erlöse, Mitarbeiterkosten mit umfangreicher Statistik und Kennzahlen

• Alle Leistungen des Moduls „hgc Manager“
• Monatliche Kosten für Gesamtbetrieb, Abteilung, etc.
• Gastroerlös und Hotelbelegung mit Hotelkennzahlen
• Statistikwerte wie Köpfe, Vollzeitäquivalente, Gesamtarbeitszeit, produktive Arbeitszeit, %-Lohnkosten pro Abteilung, etc.
• Monatliche Produktivitätskennzahlen wie Umsatz pro Stunde, Aufwand pro Stunde, etc.
• Gesamtkosten, Auszahlungen, Sachbezüge, Abzüge, etc.

hgc Professional

enthält: „hgc Manager“ und „hgc Expert“ plus Mitarbeiterstellenpläne, Erlösbudget, Cash Flow und Gesamtcontrolling mit Rolling Forecast

• Alle Leistungen des Moduls „hgc Manager“ und „hgc Expert“
• Mitarbeiterbudget
• Stellenpläne
• Erlös- und/oder Belegungsbudget
• Gesamtcontrolling
• Wareneinsatz- bzw. Wareneinkaufskontrolle
• Rolling Forecast monatlich
• Cash Flow

hgc Web & App Basic

enthält: Mitarbeiter-App und Webzugang für Manager mit Dienstplan, Zeiterfassung und Antrags-Tool

Die Berechtigungen für die Atenas® App können direkt vom Auftragnehmer in heremas® verwaltet werden. Jede einzelne Funktion kann für jeden einzelnen Mitarbeiter je nach Bedarf freigegeben oder verweigert werden. Der Registrierungsprozess beinhaltet eine zwei-Faktor-Authentifizierung mit Registrierungslink und E-Mail-Adressbestätigung sowie Bestätigung durch Eingabe eines persönlichen Freischaltecodes. Der Zugriff kann über eine Webanwendung (installationsfrei) oder die downloadbare Handy-App erfolgen. Die Zugriffsberechtigung erlischt automatisch mit dem arbeitsrechtlichen Ende des Mitarbeiters. Für Unternehmer und Führungskräfte kann zusätzlich eine Berechtigung für die Erweiterung AtenasX erteilt werden, wobei der Zugriff auf einzelne Kostenstellen eingeschränkt werden kann. Die Verwendung der Atenas® App ist für die Mitarbeiter freiwillig.

Atenas® Funktionen:

• Zugriff auf den eigenen Einsatzplan
• Zugriff auf den Einsatzplan der eigenen Kostenstelle
• Abwesenheitsassistent – Einbringen von Urlaubs- und ZA-Anträgen

Atenas® Systemvoraussetzungen:

Android: ab Android Version 11

Apple: IpadOS: ab Version 12.0, IOS: ab Version 12.0, macOS: ab Version 11.0

hgc Web & App Expert

enthält: Mitarbeiter-App und Webzugang für Experten mit Stechuhr-Tool, Aufgaben-Tool und Gruppenchat

Die Berechtigungen für die Atenas® App können direkt vom Auftragnehmer in heremas® verwaltet werden. Jede einzelne Funktion kann für jeden einzelnen Mitarbeiter je nach Bedarf freigegeben oder verweigert werden. Der Registrierungsprozess beinhaltet eine zwei-Faktor-Authentifizierung mit Registrierungslink und E-Mail-Adressbestätigung sowie Bestätigung durch Eingabe eines persönlichen Freischaltecodes. Der Zugriff kann über eine Webanwendung (installationsfrei) oder die downloadbare Handy-App erfolgen. Die Zugriffsberechtigung erlischt automatisch mit dem arbeitsrechtlichen Ende des Mitarbeiters. Für Unternehmer und Führungskräfte kann zusätzlich eine Berechtigung für die Erweiterung AtenasX erteilt werden, wobei der Zugriff auf einzelne Kostenstellen eingeschränkt werden kann. Die Verwendung der Atenas® App ist für die Mitarbeiter freiwillig.

Atenas® Funktionen:

• Zugriff auf den eigenen Einsatzplan
• Zugriff auf den Einsatzplan der eigenen Kostenstelle
• Aufgabenverwaltung
• Abwesenheitsassistent – Einbringen von Urlaubs- und ZA-Anträgen
• Stechuhr-Funktion (nur auf der Handy-App verügbar!)
• Push-Mittelung bei Erhalt einer Nachricht am heremas Terminal
• Versand von Textnachrichten zwischen Atenas® Benutzern im Betrieb

hgc Web & App Professional

enthält: Mitarbeiter-App und Webzugang für Profis mit Mitarbeiterakt, digitaler Signatur und interner Wissens- und Infodatenbank der hgc GROUP

Die Berechtigungen für die Atenas® App können direkt vom Auftragnehmer in heremas® verwaltet werden. Jede einzelne Funktion kann für jeden einzelnen Mitarbeiter je nach Bedarf freigegeben oder verweigert werden. Der Registrierungsprozess beinhaltet eine zwei-Faktor-Authentifizierung mit Registrierungslink und E-Mail-Adressbestätigung sowie Bestätigung durch Eingabe eines persönlichen Freischaltecodes. Der Zugriff kann über eine Webanwendung (installationsfrei) oder die downloadbare Handy-App erfolgen. Die Zugriffsberechtigung erlischt automatisch mit dem arbeitsrechtlichen Ende des Mitarbeiters. Für Unternehmer und Führungskräfte kann zusätzlich eine Berechtigung für die Erweiterung AtenasX erteilt werden, wobei der Zugriff auf einzelne Kostenstellen eingeschränkt werden kann. Die Verwendung der Atenas® App ist für die Mitarbeiter freiwillig.

Atenas® Funktionen:

• Zugriff auf den eigenen Einsatzplan
• Zugriff auf den Einsatzplan der eigenen Kostenstelle
• Aufgabenverwaltung
• Abwesenheitsassistent – Einbringen von Urlaubs- und ZA-Anträgen
• Stechuhr-Funktion (nur auf der Handy-App verügbar!)
• Push-Mittelung bei Erhalt einer Nachricht am heremas Terminal
• Versand von Textnachrichten zwischen Atenas® Benutzern im Betrieb
• Bearbeitung der eigenen Verbindungsdaten
• Anforderung der Passwortrücksetzung
• Digitale Signatur von Dokumenten

hgc Mitarbeiterwohnhaus

enthält: Verwaltung der Mitarbeiterunterkünfte inkl. Einrichtung, Schlüssel, Zustand, etc. und Kautionen

Verwaltung Ihrer Mitarbeiterunterkünfte

• Wohnhausanlage frei definieren
• Zimmer, Bettenanzahl und Ausstattung verwalten
• Zimmerbelegungen mit Berücksichtigung von Mitarbeiterurlauben immer im Griff behalten
• Verschiedenste Gruppierungs- und Ansichtsmöglichkeiten
• Grafische Übersicht mit Dashboard
• Übernahmeprotokolle
• Verwaltung bei nötigen Sachbezügen

hgc Artikelverwaltung

enthält: Verwaltung von an Mitarbeiter ausgegebenen Artikel (Kleidungsstücke, Chips, Karten, etc.) und Kautionen

• Artikel anlegen, verwalten und anpassen
• Mitarbeiterzuordnung und -gruppierung
• Artikelpreise hinterlegen
• Kautionen verwalten
• Schulungsunterlagen als Artikel inkl. Unterschrifts-Funktion
• Übernahmeprotokolle
• Rückgabe Übersicht

hgc Qualitätsmanagement

enthält: Qualitätscoaching, Mitarbeiterbefragungen, Gästebefragungen, Auswertungen und Optimierung, Stellenbeschreibungen etc.

Umfangreiche Angebote zu smarter Unternehmensentwicklung und effektiven Coachings.
Besuchen Sie uns auf upgrade.hgc.at für Kontakt und genaue Informationen.