Mandanteninfo 03/2024

Lohnsteuerbegünstigte Überstundenzuschläge in Verbindung mit Durchrechnung der Normalarbeitszeit – neue Rechtsansicht der Finanzverwaltung

In unserer dritten Mandanteninfo im Jahr 2024 dürfen wir Sie wieder über wichtige Themen in der Personalverrechnung informieren:

Lohnsteuerbegünstigte Überstundenzuschläge in Verbindung mit Durchrechnung der Normalarbeitszeit

In einem vor dem Verwaltungsgerichtshof (VwGH) nach wie vor behängenden Verfahren, das sich an sich mit der Frage zu befassen hat, inwieweit Arbeitszeitaufzeichnungen in der üblichen Ausgestaltung für die Behörde ausreichen, um lohnsteuerbegünstigt gelegene Überstundenzuschläge entsprechend feststellen zu können, hat der VwGH einer von uns erhobenen außerordentlichen Revision stattgegeben und der Finanzbehörde die neuerliche Befassung aufgetragen. Eine solche Befassung ist aber nicht erfolgt. Die Angelegenheit befindet sich daher aufgrund einer neuerlichen außerordentlichen Revision zwischenzeitig wiederum beim VwGH, ist somit abschließend noch nicht behandelt worden.

Die Finanzbehörde will den Verfahrensausgang aber nicht abwarten und aus diesem aufhebenden Erkenntnis bereits ableiten, dass, außer bei sofort anfallenden Überstunden, welche durch die Überschreitung der täglichen oder wöchentlich geltenden Durchrechnungsgrenzen (9 bzw. 48 Stunden) entstehen, Überstunden und damit einhergehende Überstundenzuschläge aus der Durchrechnung der Normalarbeitszeit überhaupt erst am Ende des Durchrechungszeitraums festgestellt werden könnten. Mit dieser Rechtsfrage hat der VwGH sich im bisherigen Verfahrensgang im Speziellen aber bislang gar nicht befasst!

Eine lohnsteuerbegünstigte Behandlung derartiger Überstundenzuschläge wäre nach Ansicht der Finanzbehörde daher erst im Abrechnungsmonat der Beendigung einer Durchrechnung bzw. bei Austritt und auch lediglich für die in diesem Monat geleisteten Überstunden möglich, weil diese Plusstunden als Ergebnis eines Zeitkontokorrents nicht einem bestimmten Lohnzahlungszeitraum zuordenbar wären. Das hätte zur Folge, dass sämtliche Arbeitsleistungen, die täglich zwischen der 8. und 9. Stunde bzw. wöchentlich zwischen der 40. und 48. Stunde liegen, erst am Ende einer Durchrechnung (max. 26 Wochen bzw. Saison) feststellbar wären und auch nur die im letzten Monat geleisteten Überstunden/Überstundenzuschläge lohnsteuerbegünstigt sein könnten. Dies gilt sowohl für Überstundenzuschläge nach § 68 Abs. 1 (Sonn-, Feiertags- und Nachtüberstunden), als auch für die ersten 10 bzw. 18 Überstundenzuschläge im Monat ohne besondere zeitliche Lagerung (§ 68/2).

Diese Sichtweise der Finanzbehörde betrifft sämtliche Branchen, sofern eine Durchrechnung der Normalarbeitszeit vereinbart wurde oder per Kollektivvertrag ohne weitere Vereinbarung gilt (wie z.B. bei Saisonbetrieben in der Hotellerie und Gastronomie).

Aber auch wenn man der Argumentation der Finanzbehörde folgt, und eine Bewertung/Qualifizierung im Rahmen einer Durchrechnung tatsächlich erst am Ende eines Durchrechnungszeitraums stattfindet, lassen sich unserer Ansicht nach dabei Überstunden/Überstundenzuschläge den jeweiligen Kalendermonaten aber durchaus entsprechend transparent zuordnen, womit für solch bewertete Überstundenzuschläge die Lohnsteuerbegünstigung auch anwendbar wäre.

Inwieweit dies möglich ist, wird der VwGH letztlich zu behandeln und abzuklären haben.

Unserer Erfahrung nach ist zudem bei etwa 95 % der Fälle, bei denen eine Überstundenleistung bereits vertraglich vereinbart wurde, davon auszugehen, dass die wöchentliche Normalarbeitszeit von 40 Stunden überhaupt nie unterschritten und eine Normalarbeitszeitdurchrechnung damit auch nicht angewendet bzw. gelebt wird. Eine solche Fallkonstellation will die Finanzbehörde aktuell aber nicht anders behandeln, sondern vertritt auch in solchen Fällen die Ansicht, dass eine lohnsteuerbegünstigte Abrechnung von Überstundenzuschlägen während des laufenden Durchrechnungszeitraums nicht möglich ist (ausgenommen jene Überstunden, die aus der Überschreitung der Durchrechnungsgrenzen entstehen – siehe weiter oben).

Problematisch ist in diesem Zusammenhang, dass die Finanzbehörde diese neue Rechtsansicht auch für die Vergangenheit, also rückwirkend, anwenden möchte, obwohl sich an der grundsätzlichen Rechtslage nichts geändert hat und die bisher angewandte Praxis über die Letzten 20 Jahre von den Behörden akzeptiert bzw. als korrekt qualifiziert wurde.

Sollte es daher nicht noch zu einer sogenannten Stichtagsregelung kommen (also der Anwendung der neuen Rechtsansicht ab einem bestimmten, zukünftigen Zeitpunkt), muss im Zuge von Lohnabgabenprüfungen mit erheblichen Nachzahlungen gerechnet werden, die letztlich nur noch mittels Erhebung einer Beschwerde abgewendet werden können.

Die Finanzbehörde selbst hat einer derartigen Stichtagslösung im Zuge einer gemeinsamen Besprechung allerdings bereits eine Absage erteilt. In diesem Fall kann nur noch das Finanzministerium (als oberste Behörde) eine Stichtagsregelung per Weisung anordnen.

Vorab möchten wir Ihnen noch einen kurzen Überblick über die unterschiedlichen Formen der Durchrechnung geben:

Eine abschließende Behandlung des Anlassfalles durch den VwGH steht somit tatsächlich nach wie vor aus. Diese kann erfahrungsgemäß aber durchaus noch längere Zeit in Anspruch nehmen.

Bis zu einer endgültigen Klärung werden wir Ihnen zeitnah alternative Lösungsmöglichkeiten anbieten, die unseres Erachtens bei den Lohnaufwendungen keine gravierenden Mehrkosten auslösen, zur gegenständlichen Problemstellung bei künftigen GPLB-Prüfungen etwaige Nachzahlungen nach Möglichkeit aber verhindern sollen – mehr dazu weiter unten!

1. (Vereinbarte) Durchrechnung der Normalarbeitszeit

Die wöchentliche Normalarbeitszeit (40 Stunden) kann laut aktueller Kollektivvertragsregelung bei Jahresbetrieben mit entsprechender Vereinbarung über höchstens 26 Wochen, durchgerechnet werden. In Saisonbetrieben ist die Durchrechnung der Normalarbeitszeit jedoch ohne weitere Vereinbarung gültig – der Durchrechnungszeitraum ist hier immer die Saison.

Das bedeutet, dass während eines solchen Durchrechnungszeitraumes täglich zwischen der 8. und 9. Stunde bzw. wöchentlich zwischen der 40. und 48. Stunde erbrachte (Überstunden-)Leistungen, mit Tagen bzw. Wochen, in bzw. an denen weniger als die tägliche bzw. wöchentliche Normalarbeitszeit geleistet wurde, 1:1 ausgeglichen werden können und für diese Stunden dann kein Überstundenzuschlag anfällt.

Alle Arbeitsleistungen über täglich 9 und über wöchentlich 48 Stunden sind hingegen immer als Überstunden zu qualifizieren und sind mit 50 %-igem Zuschlag abzugelten.
Weiters ist ein positiver Saldo aus der Durchrechnung am Ende des Durchrechnungszeitraums entsprechend als
Überstunden mit 50%-igem Zuschlag auszuzahlen.

Bei einem ausgeglichenen oder aber auch negativen Saldo, der am Ende eines Durchrechnungs-Zeitraumes wiederum auf Null zu stellen (Arbeitgeberrisiko) ist, verbleiben somit lediglich jene Überstunden mit 50%igen Zuschlag, die über die täglich 9. und über die wöchentlich 48. Stunde hinaus gearbeitet wurden.

Dieselbe Durchrechnungslogik gilt grundsätzlich auch bei Teilzeit-Mitarbeitern, für die der Durchrechnungszeitraum (derzeit noch) gesetzlich mit 3 Monaten (13 Wochen) vorgegeben ist. Ab 01.11.2024 wird eine neue Regelung der Rahmenkollektivverträge auch für Teilzeit-Mitarbeitern eine 26-wöchige Durchrechnung möglich machen.

2. Durchrechnung von vereinbarten Überstunden (z.B. Vertrag mit vereinbarter 5-Tage bzw. 45-Stunden-Woche -> 22 Überstunden pro Monat):

Der OGH erachtet für solch vereinbarte Überstunden eine Durchschnittsberechnung für zulässig. Als Zeitraum für die Durchschnittsberechnung wird – wenn nichts anderes bzw. kein kürzerer Zeitraum vereinbart wurde – ein Jahr für angemessen erachtet.

Es wird daher empfohlen, mit dem Mitarbeiter einen entsprechenden Durchrechnungszeitraum für die vereinbarten Überstunden zu regeln, etwa das Kalenderjahr, das Arbeitsjahr oder ein gewählter Stichtag mit Beginn des Durchrechungszeitraums. Ansonsten wird eine Kalenderjahresbetrachtung zu erfolgen haben.

Ein Mitarbeiter könnte somit bei stark schwankender saisonaler Beschäftigung beispielsweise etwa 26 Wochen 50 Stunden und 26 Wochen 40 Stunden arbeiten. Die sich so ergebende, durchschnittliche, Überstundenleistung von 5 Überstunden pro Woche können mit einer monatlichen Abgeltung von jeweils 22 Überstunden abgedeckt werden.

Da der Mitarbeiter aber nie weniger als 40 Stunden pro Woche arbeitet, findet auch nie eine Normalarbeitszeitdurchrechnung statt und bedarf es einer solchen somit auch nicht.

3. Vereinbarte Durchrechnung der gewährten All-In Überzahlung

Falls die Entlohnung eines Mitarbeiters über die kollektivvertragliche Entlohnung hinausgeht, kann eine All-In-Überzahlung (Betrag in €) vereinbart werden.

Für eine solche monatliche All-In-Überzahlung kann auch eine Durchschnittsberechnung vereinbart werden. Ein diesbezüglich vereinbarter Zeitraum kann sich an der Überstundendurchrechnung (Punkt 2.) orientieren.

4. Durchrechnung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit

Die höchstzulässige Arbeitszeit ist zum Arbeitnehmerschutz gesetzlich geregelt und orientiert sich an einer EU-Richtlinie, die grundsätzlich vorsieht, dass rollierend innerhalb von 17 Wochen im Wochenschnitt höchstens 48 Stunden gearbeitet werden darf.

Rollierend bedeutet, dass in jedem frei gewählten 17-wöchigen Zeitraum die Arbeitszeit im Wochenschnitt 48 Stunden nicht überschreiten darf. In die Arbeitszeit einzubeziehen sind dabei aber nicht nur die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten, sondern auch entgeltpflichtige Nichtleistungszeiten, wie Urlaub, Krankheit etc.

Die Überschreitung der vorgegebenen Höchstarbeitszeit steht unter Verwaltungsstrafandrohung.

Ab 01.11.2024 werden die bezüglichen kollektivvertraglichen Möglichkeiten ausgeschöpft und eine Durchrechnung der Höchstarbeitszeit über einen (rollierenden) Zeitraum von 26 Wochen möglich werden.

Mögliche Lösungsansätze für die Zukunft

Personenkreis 1: Teilzeit-Mitarbeiter und Mitarbeiter, mit denen eine 40-Stunden-Woche vereinbart wurde

Bei diesem Personenkreis kann die bisher gängige Abrechnungspraxis auch weiterhin angewendet werden, da während der laufenden Durchrechnung keine Überstunden (steuerfrei) akontiert werden

Personenkreis 2: Mitarbeiter mit vertraglich vereinbarter Überstundenleistung

Beispiel: MA mit 6 Tage / 48 Stunden – Vertrag (35 Überstunden pro Monat)

Variante 1 – verkürzter Durchrechnungszeitraum für volle Wochen in Verbindung mit einer Überstunden-durchrechnung (siehe Punkt 2. oben) – von hgc empfohlene Variante

Wir empfehlen, die Normalarbeitszeitdurchrechnung jeweils für volle Wochen im Zyklus von 4 bzw. 5 Wochen reduziert zu vereinbaren. Die Durchrechnung/ Durchschnittsberechnung für die Überstunden ist weiterhin für ein Jahr möglich.

In diesem Zeitraum tatsächlich erbrachte Überstunden können lohnsteuerbegünstigt behandelt werden, sofern die Voraussetzungen hierfür erfüllt werden. Ein Mitarbeiter kann während des Zeitraums im Höchstausmaß der vereinbarten Überstunden auch weniger als die Normalarbeitszeit leisten und die Normalarbeitszeit durchrechnen.

Wenn bei einer derartigen Vereinbarung in einer Woche etwa nur 32 Arbeitsstunden geleistet werden (statt 48), können die zur wöchentlichen Normalarbeitszeit fehlenden 8 Stunden auf die Überstunden dieses Zeitraums angerechnet und ausgeglichen werden. Da in diesem Zeitraum dann insgesamt 16 Stunden weniger geleistet wurden, als vereinbart (48 – 32 = 16) kann entsprechend „durchgerechnet“ und diese Überstunden in anderen Zeiträumen angerechnet werden, in denen z.B. zweimal 54 Wochenstunden gearbeitet wurden.

Variante 2 – Normalarbeitszeit Durchrechnung für 26 Wochen (Jahresbetrieb) oder über die Saison (Saisonbetriebe) in Verbindung mit einer Überstundendurchrechnung – derzeitige Ansicht der Finanzbehörde

Falls im Jahresbetrieb eine Vereinbarung mit Überstunden vorliegt und eine Normalarbeitszeit-Durchrechnung von 26 Wochen vereinbart wurde bzw. im Saisonbetrieb die kollektivvertragliche Saisondurchrechnung gilt, können in den laufenden Monaten des Durchrechnungszeitraums nur mehr jene Überstundenzuschläge steuerbegünstigt abgerechnet werden, welche über der täglich 9. Stunde und wöchentlich 48. Stunde liegen.

Wir möchten abschließend noch festhalten, dass wir als Ihr Partner in Sachen Personalverrechnung selbstverständlich unser Möglichstes tun, die aus unserer Sicht verfehlte Rechtsansicht der Finanzbehörde zu bekämpfen und deren weitreichende Folgen für die Betriebe in der Hotellerie und Gastronomie abzuwenden.

Allerdings wird letztlich auch die Mitwirkung der zuständigen Interessensvertretungen (z.B. WKO, AK bzw. Hoteliersvereinigung) in der Sache eine große Rolle spielen – insbesondere im Hinblick auf die oben angesprochene Stichtagsregelung und die dafür notwendige Intervention bei den politischen Verantwortlichen bzw. dem Finanzministerium.

Wir empfehlen daher dringend, auch mit Ihrer Interessensvertretung in Kontakt zu treten – je mehr Betriebe dort intervenieren, desto eher kann eine breite Front gebildet werden und desto größer ist die Chance auf eine für alle Beteiligten zufriedenstellende Lösung.

Im Abrechnungsmonat, in welches das Durchrechnungsende fällt, können dann auch lediglich die in diesem Monat angefallenen Überstunden bzw. Überstundenzuschläge lohnsteuerbegünstigt behandelt werden.

Variante 3 – Normalarbeitszeit Durchrechnung für 26 Wochen (Jahresbetrieb) oder über die Saison (Saisonbetriebe) in Verbindung mit einer Überstundendurchrechnung (siehe Punkt 2. oben) – mit nachfolgender Lohnsteuerrollung

Die Abrechnungsvariante entspricht der bisher angewendeten Praxis, jedoch mit entsprechender Zuordnung der angefallenen Überstunden zu den jeweiligen Kalendermonaten unter Berücksichtigung auch der steuerlichen Voraussetzungen von Sonn-/Feiertag und Nachtarbeit. am Ende des Durchrechnungszeitraums.

Die Lohnsteuer wird aufgrund der sodann tatsächlichen Bewertung neu berechnet (aufgerollt). Eine Aufrollung ist für die Lohnsteuer bis zum 15. Februar des Folgejahres an sich zulässig.

Eine solche Variante ist jedoch noch nicht ausjudiziert und setzt eben voraus, dass seitens der Finanzbehörde bzw. vom VwGH im Rahmen der Normalarbeitszeitdurchrechnung akzeptiert wird, dass am Ende eines Durchrechnungszeitraumes als Überstunden verbleibende Stunden den jeweiligen Kalendermonaten auch entsprechend zugeordnet und in diesen Monaten lohnsteuerbegünstigt abgerechnet werden können.

Bei allen Varianten ist jedoch künftig folgenden Punkten noch größere Bedeutung beizumessen:

Arbeits-/Dienstvertrag
Lediglich ein auch unterschriebener Arbeits-/Dienstvertrag ermöglicht eine notwendige Nachweisführung über eine zwischen den Vertragsparteien getroffene Vereinbarung.

Einsatzplanung
Darauf ist künftig besonderes Augenmerk zu legen, denn durch eine vorausschauende und bedarfsgerechte Arbeitszeitplanung werden nicht nur die gesetzlichen bzw. kollektivvertraglichen Rahmenbedingungen (ARZ-Ruhegesetz, DR usw.) berücksichtigt, sondern vielmehr sowohl die Produktivität als auch die anfallenden Lohnkosten maßgeblich gestaltet.

Bei Fragen zu diesen oder anderen Themen wenden Sie sich gerne an Ihre/n Kundenbetreuer: in.

Ihr HGC-Team
Gemeinsam voraus.

Webinar
Da uns die Komplexität des Themas bewusst ist, freuen wir uns, Ihnen ein kostenloses Webinar zur Verfügung stellen zu können.
Das Webinar wird von unserem langjährigen Rechtsanwalt, Herrn Mag. Norbert Huber, geleitet, der Ihnen die Themen erläutert und anschließend Ihre offenen Fragen klärt.
Um die Teilnahme im Alltag zu erleichtern, bieten wir Ihnen 3 mögliche Termine an:
Die Webinare finden jeweils am 02.09., 03.09. und 04.09. von 16:00 bis 17:30 Uhr statt.
Um an Ihrem Wunschtermin teilzunehmen, klicken Sie auf den dazugehörigen Link und registrieren Sie sich am besten noch heute.

Auf eine zahlreiche Teilnahme freut sich dein HGC-Team