• Änderung Abrechnung Heremas ab 01.11.2024 – Nettoüberzahlung
• Neubewertung der Steuerfreiheit des Feiertagsarbeitsentgeltes durch die Finanzbehörden
• Gesetzliche Änderungen in der Personalverrechnung ab 2025
• Arbeitsplatznahe Unterkünfte – aus der Prüfpraxis der Behörden

In unserer ersten Mandanteninfo im Jahr 2025 möchten wir Ihnen eingangs noch ein gutes neues Jahr wünschen und uns für die Zusammenarbeit im Jahr 2024 herzlich bedanken. Wir hoffen, dass Sie auch weiterhin Ihr Vertrauen in uns setzen und freuen uns auf ein erfolgreiches Jahr 2025. Darüber hinaus dürfen wir Sie wieder über wichtige Themen in der Personalverrechnung informieren:

Variable Nettoüberzahlung – neu ab 01.11.2024

Ein wesentlicher Bestandteil bei der Arbeitsvertrags-gestaltung in der Hotellerie und Gastronomie ist die Vereinbarung eines fixen Nettolohnes, den der Mitarbeiter, im Regelfall weitestgehend gleichbleibend, für seine vereinbarte Arbeitsleistung erhalten soll.

Bisher konnten wir dies, trotz der in der Gastrobranche üblicherweise schwankenden Arbeitszeiten, mehr oder weniger problemlos umsetzen, indem wir bei Mitarbeitern, mit denen auch eine Überstundenleistung vereinbart wurde und daher eine Überstundenpauschale erhalten haben, die Steuerfreiheit dieser Überstunden ebenfalls pauschal bewertet und abgerechnet haben.

Aufgrund der neuen Rechtsansicht der Finanzbehörden in Bezug auf die Steuerfreiheit von Überstunden, können wir diese Vorgehensweise aber nun nicht mehr anwenden, ohne Sie dem Risiko von erheblichen Nachzahlungen bei Prüfungen auszusetzen. Aus diesem Grund ist es, zumindest bis zur gerichtlichen Klärung in der Sache, notwendig, die Steuerfreiheit von Überstundenzuschlägen in Zukunft nach tatsächlichem Anfall zu beurteilen, wobei aber die Überstundenabrechnung generell weiterhin gleichbleibend bzw. pauschal erfolgt. Natürlich würde diese Vorgehensweise aber letztlich zu schwankenden bzw. niedrigeren Nettolöhnen führen, da ja auch die Anzahl der steuerfreien Überstundenzuschläge nicht in jedem Monat identisch ist. Um ein Schwanken „nach unten“ zu verhindern, besteht ab November 2024 die Möglichkeit, den Arbeitnehmern eine sogenannte „variable Nettoüberzahlung“ zu gewähren. Diese funktioniert vollständig automatisiert und füllt, wenn die steuerfreien Überstunden lt. Vereinbarung nicht geleistet wurden, den Auszahlungsbetrag bis zum vereinbarten Nettolohn auf.

Beispiel:

• Arbeitnehmer mit einer Arbeitszeitvereinbarung von 6 Tagen / 48 Stunden
• Der KV-Lohn beträgt € 1.950,– brutto für 40 Stunden
• lt. Vereinbarung werden von den draus resultierenden 35 Überstunden pro Monat 18 Überstunden nach § 68 Abs. 2 und 17 Überstunden nach § 68 Abs. 1 steuerfrei abgerechnet.
• der aus dieser Vereinbarung resultierende Nettolohn beträgt € 1.945,00.
• im Jänner 2025 leistet der Mitarbeiter jedoch nur 12 Überstunden, die nach § 68/1 begünstigt werden können (Sonn, Feiertags -und Nachtüberstunden)
• da die Anzahl der nach § 68/2 steuerfrei abrechenbaren Überstunden (ohne bestimmte zeitliche Lagerung – max. 18 Üst./Monat) bereits ausgeschöpft wurde, müssen die restlichen 5 Überstunden steuerpflichtig abgerechnet werden.
• durch die geringere Anzahl an steuerfreien Überstunden, würde der Nettolohn von € 1.945,00 auf € 1.937,50 sinken.
• Um den Nettolohnverlust auszugleichen, würde in einem solchen Fall die sog. „Nettoüberzahlung“ greifen und den Nettobezug wiederum auf die vereinbarten € 1.945,– anheben.
• die Dienstgeberkosten würden in diesem Fall um € 17,12 steigen.

Durch die beschriebene Abrechnungsweise können wir auch weiterhin gleichbleibende Nettolöhne bei minimierten Prüfungsrisiko gewährleisten. Allerdings ist zu beachten, dass durch die Nettoüberzahlung die Dienstgeberkosten geringfügig ansteigen.

Neubewertung der Steuerfreiheit des Feiertagsarbeitsentgeltes

Gemäß § 68 Abs. 1 des Einkommenssteuergesetzes können Zulagen und Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit grundsätzlich bis zu einem monatlichen Freibetrag in Höhe von derzeit € 400,00 steuerfrei gewährt werden.

Bisher war es in der Personalverrechnung gängige Praxis, das Feiertagsarbeitsentgelt, also das nach § 9 Abs. 5 ARG gebührende Entgelt für die an Feiertagen tatsächlich geleistete Arbeit (umgangssprachlich fälschlicherweise oft als „Feiertagszuschlag“ bezeichnet), steuerfrei abzurechnen. Das Bundesfinanzgericht hat jedoch in einer im Dezember 2024 ergangenen Entscheidung zu dieser Thematik festgestellt, dass ein reines Feiertagsarbeitsentgelt, keinen Zuschlag für Feiertagsarbeit im Sinne des § 68 Abs. 1 EStG 1988 darstellt.

Begründet wird diese Entscheidung mit einem Erkenntnis des Verwaltungsgerichtshofes aus dem Jahr 2012 (VwGH 30.5.2012, GZ 2008/13/0124) nach dem Zuschläge für Feiertagsarbeit nur dann steuerfrei wären, wenn die Art der Entlohnung für den Feiertag darauf schließen lässt, dass in ihr ein separater Feiertagszuschlag enthalten ist und nicht bloß die reine Arbeitsleistung an einem Feiertag mit dem regulären Stundenlohn bezahlt wird.

Interessant ist in diesem Zusammenhang, dass das Erkenntnis des VwGH in der Praxis von den Behörden nie umgesetzt wurde – sprich, die Prüforgane haben auch nach 2012 das Feiertagsarbeitsentgelt als steuerfreien Zuschlag gem. § 68 anerkannt. Auch in der einschlägigen Fachliteratur ist branchenübergreifend und flächendeckend bis heute diese Rechtsansicht vertreten.

Gesetzliche Änderungen in der Personalverrechnung 2025

Wie jedes Jahr, gibt es auch heuer wieder einige gesetzliche Änderungen – über die Wichtigsten möchten wir Sie nachfolgend informieren:

Änderungen im Rahmen des Progressionsabgeltungsgesetze

Anhebung der Tarifstufen für die Lohnsteuerprogression

Gleichmäßige Indexierung um jeweils 3,83 % pro Tarifstufe

Anhebung der Reisekostenersätze

• Taggeld Inland – Anhebung von max. € 26,40/Tag auf € 30,00/Tag
• Nächtigungsgeld – Anhebung von € 15,00/Nacht auf € 17,00/Nacht
• Kilometergeld – Anhebung von € 0,42/Kilometer auf € 0,50/Kilometer. Weiters gilt dieser Satz nun auch für Motorfahrräder/Motorräder und für Fahrräder (bisher geringere Sätze). Der Zuschlag für jede mitbeförderte Person erhöht sich von € 0,05 auf € 0,15. Das Kilometergeld für zu Fuß bewältigte Dienstreisen bleibt unverändert bei € 0,38/km

Veränderliche Werte Sozialversicherung 2025

Grenzbeträge zum Arbeitslosenversicherungsbeitrag
bis 2.074,00 Euro: Arbeitslosenversicherung = 0 Prozent
über 2.074,00 Euro bis 2.262,00 Euro: ALV = 1 Prozent
über 2.262,00 Euro bis 2.451,00 Euro: ALV = 2 Prozent
über 2.451,00 Euro: ALV = 2,95 Prozent
für Lehrlinge
bis 2.074,00 Euro: ALV = 0 Prozent
über 2.074,00 Euro bis 2.262,00 Euro: ALV = 1 Prozent
über 2.262,00 Euro: ALV = 1,15 Prozent

Arbeitsplatznahe Unterkünfte – Änderungen in der Sachbezugswerteverordnung

Mit 01.01.2025 wurden im Hinblick auf arbeitsplatznahe Unterkünfte einige Bestimmungen geändert – ausnahmsweise zum Positiven. Einerseits wurden die Grenzen, ab denen ein Sachbezug bzw. ein reduzierter Sachbezug angesetzt werden muss, erhöht. Anderseits wurden die Aufteilungsregelungen bei Mehrfachnutzung praktikabler und fairer gestaltet.

Anhebung der m²-Grenze

Bisher war es so, dass für arbeitsplatznahe Unterkünfte bis zu 30 m² kein Sachbezug, und für Unterkünfte zwischen 30 und 40 m² ein um 35% reduzierter Sachbezug anzusetzen war, sofern die Unterkunft nicht den Mittelpunkt der Lebensinteressen darstellt. Diese m²-Grenzen wurden nun jeweils um 5 m² angehoben (bis 35m² bzw. zwischen 35m² und 45m²), was natürlich sehr positiv zu bewerten ist.

Neuregelung der Aufteilungsregeln bei Mehrfachnutzung

Hier galt bisher die Regel, dass bei einer Überlassung einer Wohnung an mehrere Personen als nutzbare Wohnfläche jeweils das dem Arbeitnehmer zugewiesene Zimmer sowie die vollständige Allgemeinfläche (Bad/WC, Küche, Gang usw.) zugerechnet wurde. Ab 01.01.2025 erfolgt die Aufteilung nun so, dass die Allgemeinfläche durch die Anzahl der Bewohner zu dividieren und nur anteilsmäßig anzurechnen ist.

Beispiel:

• Zimmer 1 – Arbeitnehmer 1     15,36 m²
• Zimmer 2 – Arbeitnehmer 2     15,45 m²
• Zimmer 3 – Arbeitnehmer 3     15,94 m²
• Zimmer 4 – Arbeitnehmer 4     15,32 m²
• Allgemeinfläche                          35,70 m²

Die alte Regelung hätte in diesem Fall dazu geführt, dass für alle Mitarbeiter ein Sachbezug anzusetzen gewesen wäre, da die Allgemeinfläche für sich genommen schon über 30m² bemisst. Künftig erfolgt die Aufteilung so, dass die Allgemeinfläche durch die Anzahl der Arbeitnehmer dividiert werden kann. Jedem Arbeitnehmer werden demnach nur mehr 8,925 m² an Allgemeinfläche zugerechnet anstatt 35,70 m² – zusammen mit dem Zimmer liegt somit jeder Arbeitnehmer unter der m²-Grenze und es ist kein Sachbezug anzusetzen.

Mittelpunkt der Lebensinteressen

Unverändert geblieben ist allerdings die Bestimmung, dass die zur Verfügung gestellte Unterkunft nicht den Mittelpunkt der Lebensinteressen darstellen darf, um sachbezugsfrei zu bleiben bzw. den reduzierten Sachbezug ansetzen zu dürfen. Die Behörden legen darauf in letzter Zeit verstärktes Augenmerk und es ist, bei längerfristigen Überlassungen, der Nachweis zu erbringen, wo der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Arbeitsplatznahe Unterkünfte – aus der Prüfpraxis der Behörden

Im Zuge von Lohnabgabenprüfungen führt insbesondere die Frage, ob in der zur Verfügung gestellten Mitarbeiterunterkunft der Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers liegt oder nicht, zu großen Diskussionen. Insbesondere deshalb, weil die im Einkommenssteuergesetz geregelte Abgabenbegünstigung innerhalb der Quadratmetergrenzen nur dann in Anspruch genommen werden kann, wenn der Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers nicht in der Unterkunft begründet wird.

Was versteht man unter dem „Mittelpunkt der Lebensinteressen“ eines Arbeitnehmers

Das Bundesministerium für Finanzen vertritt in Zusammenhang mit Mitarbeiterunterkünften im „Lohnsteuerrichtlinien Wartungserlass 2018“ (LStR-WE 2018) folgende Rechtsmeinung:

„Eine Unterkunft ist dann als Mittelpunkt der Lebensinteressen anzusehen, wenn sie zur Befriedigung des dringenden Wohnbedürfnisses des Arbeitnehmers regelmäßig verwendet wird (insbesondere der Hauptwohnsitz). Der Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers kann dabei entweder im Inland oder im Ausland liegen“

Aus dieser Definition bzw. der ständigen Judikatur zum Thema Abgabenbegünstigungen bzw. Mittelpunkt der Lebensinteressen ergeben sich folgende Schlussfolgerungen:

• ein Arbeitnehmer kann mehrere Wohnsitze haben aber nur einen Lebensmittelpunkt
• eine Person hat den Mittelpunkt der Lebensinteressen (MdL) in dem Staat, zu dem sie die engeren persönlichen und wirtschaftlichen Beziehungen hat, wobei die persönlichen Beziehungen höher zu bewerten sind, als die wirtschaftlichen
• hat ein Arbeitnehmer keinen weiteren bzw. privaten Wohnsitz mehr, muss der MdL zwangsläufig in der Mitarbeiterunterkunft liegen und eine weitere Prüfung ist obsolet
• Gemäß VwGH-Rechtsprechung hat der Arbeitgeber selbst einwandfrei nachzuweisen, dass die Voraussetzung für die Inanspruchnahme einer Abgabenbegünstigung erfüllt ist.

Basierend auf diesen Überlegungen, legen Insbesondere die Prüforgane in Tirol in diesem Zusammenhang sehr strenge Maßstäbe an und verlangen im Zuge von Prüfungen eindeutige Nachweise zum Mittelpunkt der Lebensinteressen. Es ist aber aus unserer Sicht nur eine Frage der Zeit, bis auch die anderen Bundesländer hier nachziehen.

Positiv zu beurteilen ist, dass derzeit nur für jene Arbeitnehmer Unterlagen vorgelegt werden müssen, denen über längere Zeiträume derartige Unterkünfte sachbezugsfrei zur Verfügung gestellt werden.

Die zeitliche „Grenze“ für die Vorlage von Unterlagen wurde von den Behörden wie folgt festgelegt:

• Jahresbetriebe – Vorlage von Unterlagen wenn eine Unterkunft länger als 2 Jahre durchgehend zur Verfügung gestellt wurde. Kurze Unterbrechungen werden hier zusammengezählt.
• 2-Saisonen-Betriebe – Vorlage von Unterlagen wenn eine Unterkunft vier hintereinanderliegende Saisonen hindurch zur Verfügung gestellt wurde. Hierbei ist unerheblich, wie lange die Unterbrechung zwischen den Saisonen jeweils gedauert hat.
• 1-Saison-Betriebe – hier sind lt. den Behörden keine Unterlagen vorzulegen, da diese Gruppe im Regelfall den Mittelpunkt der Lebensinteressen nicht in der Unterkunft haben kann. Zu beachten ist, dass hier nur reine Winter- oder reine Sommerbetriebe gemeint sind, nicht aber z.B. Betriebe mit sehr langen Saisonen und nur einer kurzen Schließzeit im Herbst.

Welche Unterlagen sind vorzulegen?

Hier unterscheiden die Behörden zwischen alleinstehenden bzw. in Partnerschaft lebenden Arbeitnehmern und Arbeitnehmern mit Kindern.

Alleinstehend/Partnerschaft kinderlos
Es muss eine behördlich ausgestellte Meldebestätigung vorgelegt werden, aus der die genauen Meldedaten für den relevanten Prüfungszeitraum entnommen werden können. Weiters ist zu nachzuweisen, dass die Wohnung in dieser Zeit auch „bewohnbar“ gehalten wurde. Die Begründung dafür liegt im österreichischen Steuerrecht bzw. in der Definition des Begriffs „Wohnsitz“:

„Seinen Wohnsitz hat jemand dort, wo er eine Wohnung unter Umständen inne hat, die darauf schließen lassen, dass er die Wohnung beibehalten und benutzen wird.“

Daraus folgern die Behörden, dass, neben der behördlichen Meldebestätigung, zusätzlich noch weitere Unterlagen vorgelegt werden müssen, die belegen, dass die Wohnung im relevanten Zeitraum benutzbar war. Die Prüforgane verlangen hier die Vorlage von Strom- oder Gasrechnungen, die auf den Arbeitnehmer lauten müssen.

Arbeitnehmer mit Kindern
Auch bei dieser Personengruppe ist eine behördlich ausgestellte Meldebestätigung vorzulegen. Darüber hinaus verlangen die Behörden einen Nachweis, dass die Kinder am Heimatort verblieben sind. Laut ÖGK Tirol ist dies mittels Schulbesuchs- oder Kindergartenbestätigungen zu tun.

Bei Fragen zu diesen oder anderen Themen wenden Sie sich gerne an Ihre/n Kundenbetreuer:in

Ihr Team der hgc Innsbruck

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